IPS позволяет представить любой материальный предмет или действие в виде информационного объекта, который характеризуется: типом, набором атрибутов (содержащих характеристики этого объекта), связями с другими объектами, а также жизненным циклом. В качестве информационного объекта можно представить всё что угодно: изделие, документ, проект, техпроцесс, пользователь системы и т.д.
Для ввода в систему новых типов информационных объектов или модификации существующих типов не требуется привлечение программистов. Все действия администратор системы может выполнить самостоятельно с помощью специального модуля - конфигуратора базы данных.
Важнейшим свойством любых объектов в IPS является их схема жизненного цикла, которая позволяет описать изменение поведения, прав доступа и атрибутов объекта в процессе его жизни. С каждым типом объектов можно сопоставить свою схему жизненного цикла, причем некоторые ее свойства (например, права доступа к объектам на каждом этапе) можно задать индивидуально для каждого типа объектов.
Универсальное клиентское приложение IPS предоставляет следующий набор функций:
IPS Search LT обеспечивает как мандатный, так и дискреционный многоуровневый контроль прав доступа к любым информационным объектам системы - архивам, документам, изделиям, классификаторам, процессам и т.д. Права доступа определяются шагом жизненного цикла объекта, проектом, а также могут быть заданы непосредственно на сам объект или группу объектов. Права доступа могут быть унаследованы от объектов, в состав которых входит проверяемый объект. Все действия над информационным объектом любого типа могут быть записаны в журнал аудита системы. Специальная служба защищает от несанкционированного доступа файлы, извлечённые для просмотра и редактирования на рабочую станцию пользователя.
IPS Search LT позволяет хранить в базе любые типы документов - чертежи, спецификации, текстовые документы и т.д. Поддерживаются документы, состоящие из нескольких файлов (чертежи на нескольких листах, гибридные чертежи TIFF+DWG и др.), документы, включающие в себя ссылки на другие документы (XREF в AutoCAD, 3D-детали, входящие в 3D-сборку и т.д.). Имеется возможность создание картотеки бумажных документов.
Для хранения больших массивов данных (например, файлов документов) в системе предусмотрены специальные объекты - файловые шкафы. Они делятся на 2 категории - для хранения файлов в базе данных и для хранения на дисках файл-сервера. Вторая категория требует установки на сервере специальной службы IPS Data Vault Service. Файловые шкафы первой категории обслуживаются непосредственно сервером приложений Intermech Application Server.
Файловые шкафы позволяют распределить хранение больших объёмов данных между несколькими серверами, установленными в локальной сети предприятия. Имеются встроенные средства автоматического перемещения редко используемых данных (например, файлов итераций или объектов на шагах ЖЦ с уровнем продвижения Хранение) в файловые шкафы на более медленных и недорогих носителях. Управление файловыми шкафами осуществляют администраторы системы.
В минимальную поставку IPS входит собственный редактор текстовых структурированных документов и шаблонов к ним. С помощью этого редактора можно создавать любые новые и редактировать имеющиеся формы бланков технологической документации, извещений, различных ведомостей и отчетов. Все специализированные редакторы IPS (конструкторских спецификаций, перечней элементов, извещений об изменениях и пр.), а также автоматические генераторы документов, ведомостей и отчётов построены на базе данного редактора. Для хранения всех документов и бланков редактор использует формат XML, что значительно упрощает написание пользовательских программ для чтения или записи данных непосредственно в файлы документов. При необходимости редактор может сохранять документы в форматах PDF и WMF.
Для обмена информацией между различными базами данных в состав системы входит модуль IPS Briefcase. Эта утилита позволяет сохранять выбранные объекты и всю связанную с ними информацию в промежуточные XML-файлы и затем импортировать эти объекты в другую базу данных. Все объекты, атрибуты и типы имеют в системе глобальные идентификаторы, что позволяет однозначно идентифицировать информацию даже при работе с несколькими отдельными базами данных. Это позволяет организовать работу территориально разделенных филиалов одного предприятия с собственной базой данных в каждом филиале (если соблюдается условие единства происхождения информации).
IPS Search LT предоставляет мощные средства для поиска информационных объектов по различным критериям: