Функциональные возможностиIPS Search ПГС

Ведение электронного архива проектной документации

Надежное хранилище

Для хранения больших массивов данных (например, файлов документов) в системе предусмотрены специальные объекты - файловые шкафы. Они делятся на 2 категории - для хранения файлов в базе данных и для хранения на дисках файл-сервера. Вторая категория требует установки на сервере специальной службы IPS Data Vault Service. Файловые шкафы первой категории обслуживаются непосредственно сервером приложений Intermech Application Server. Служба IPS Data Vault Service обеспечивает более быстрый способ доступа к файлам, а также позволяет использовать для хранения различные виды носителей (например, магнитооптические библиотеки). Файловые шкафы позволяют распределить хранение больших объёмов данных между несколькими серверами, установленными в локальной сети предприятия. Управление файловыми шкафами осуществляют администраторы системы.

Гибкая структура архива

Электронный архив IPS Search ПГС представляет собой базу данных, в которой система хранит документы и информацию, необходимую для их идентификации и поиска - обозначение, наименование, формат и т.д. Для упорядочения документов весь архив предприятия строится из необходимого количества архивов различного назначения и статуса (архивы рабочих и утвержденных документов, архивы извещений, картотека бумажных документов и пр.).

Для каждого из архивов администратор определяет:

• права доступа пользователей к документам архива;
• набор параметров, которые будут иметь документы, помещенные в архив;
• набор необходимых подписей, которые документ должен получить, для того, чтобы система разрешила поместить его в этот архив и др.

Таким образом, IPS Search ПГС позволяет построить многоуровневый иерархический архив предприятия, соответствующий его организационной структуре и сложившемуся документообороту.

Различные типы документов

IPS Search ПГС позволяет хранить в архиве любые типы документов - чертежи, спецификации, текстовые документы (служебные записки, отчёты, формуляры, технические условия…) и т.д. Для каждого типа документов можно назначить программы просмотра и редактирования документов данного типа.

Имеется возможность регистрации в архиве информации о документах, выполненных на бумажных носителях (создание картотеки "бумажных документов").

Контролируемый доступ

IPS Search ПГС обеспечивает гибкое управление и контроль прав доступа к различным объектам системы (архивам, документам, проектам, классификаторам, процессам и т.п.)

Администратором системы определяются:

• Права доступа как к каждому документу в отдельности, так и ко всем документам, находящимся в архиве или принадлежащим какому-либо проекту.
• Права доступа в зависимости от шага жизненного цикла документа или объекта.
• Права доступа к файлам документов, извлечённым на рабочую станцию для просмотра или редактирования.
• Права администрирования сразу для нескольких пользователей (групп пользователей) с указанием объектов, которые они могут администрировать.
• Права доступа как для роли и группы пользователей, так и для отдельных пользователей.
• Периоды действия прав доступа.
• Настройки аудита событий, происходящих в системе, связанных с объектами и архивами, пользователями и группами пользователей, параметрами документов и проектов и т.п.

Быстрый поиск и просмотр

IPS Search ПГС предоставляет мощные средства для поиска документов, создания выборок документов по различным критериям и получения всевозможных отчётов и ведомостей.

Помимо простых табличных отчётов по выделенным документам или объектам IPS Search ПГС позволяет формировать отчёты и ведомости произвольной сложности с помощью встроенного языка генерации документов (модуль IPS Expert).

Бланки для отчетов могут быть созданы (нарисованы) при помощи входящего в состав IPS Search ПГС модуля - редактора документов и бланков IPS Documents Manager.

Ведение иллюстрированных классификаторов позволяет:

• упорядочить архивы документов;
• легко производить поиск документов и прототипов для новых документов и проектов;
• автоматически генерировать обозначения, наименование и значения других атрибутов для новых документов по задаваемым в классификаторе формулам.

Механизм защиты от ошибок пользователей

При ручном вводе пользователя с клавиатуры идентифицирующих данных документа система правильно интерпретирует и корректирует ошибочный ввод пользователем лишних пробелов, одинаковых по написанию русских/латинских букв, прописных/строчных букв и др. Например, наименования "Балка", "БАЛКА" и " балка" считаются одинаковыми. Также правильно интерпретируются различные разделители частей обозначения - например, обозначения "АБВГ.777777.027.01" и "АБВГ-777777-027 / 01" считаются одинаковыми. Таким образом, исключается возможность дублирования в архиве одинаковых документов, введенных в базу с ошибками или опечатками, что особенно актуально при большом количестве документов в архиве.

Автоматизация функций ОТД

IPS Search ПГС обеспечивает учет и хранение документов, передаваемых в отдел технической документации (ОТД).

Основные решаемые задачи:

• Хранение аннулированных и замененных документов.
• Учет применяемости документации.
• Учет выдачи (рассылки) и возврата копий внутренним и внешним абонентам./li>
• Учет выдачи неучтенных копий и их возврата.
• Регистрация извещений об изменении документации.
• Замена учтенных копий документов у абонентов после внесения изменений.

Управление данными об объекте строительства

Проектно-сметная документация в соответствии с ГОСТ

Особое внимание в IPS Search ПГС уделено проектному обеспечению деятельности строительного комплекса. Объекты, определенные в IPS Search ПГС, обеспечивают возможность формирования представления строительной продукции в виде, требуемом для проектных подразделений и предприятий.

В основу IPS Search ПГС заложен принцип представления документации строительной продукции в виде «иерархического дерева», выстраиваемого в соответствии со структурой идентификации объектов строительства, принятой в практике строительного производства.

Проектно-сметная документация строительства представляется в соответствии с требованиями СПДС ГОСТ 21.101 «Основные требования к проектной и рабочей документации» и входит в ветви «дерева» на место, соответствующее её нахождению в жизненном цикле создания и эксплуатации строительной продукции.

Базовые объекты «иерархического дерева» в IPS Search ПГС:

• Стройка
• Объект строительства
• Площадка
• Здания (сооружения)
• Папка
• Проектно-сметная документация:
  • эскизный проект;
  • архитектурный проект;
  • строительный проект.

IPS Search ПГС - система, открытая для развития! Используя в качестве прототипов определенные разработчиками объекты и их настройки, проектные организации могут дополнить или изменить объекты для обеспечения собственного представления строительной продукции.

Шаблоны строительной продукции

Предлагаемые в комплекте поставки базовые шаблоны структуры представления строительной продукции предоставляют пользователю удобный инструмент для формирования «иерархического дерева» представления строительной продукции, как в целом, так и по этапам создания. Используя в качестве аналогов базовые шаблоны, пользователи располагают возможностью изменить "иерархическое дерево" для обеспечения собственного представления строительной продукции.

Особое внимание в системе IPS Search ПГС уделено шаблонам, относящимся к проектному этапу.

Шаблоны объектов «Проектно-сметная документация» позволяют организовывать архивы по циклу производства проектной продукции и обеспечивают возможность выполнения всей группы управляющих и корректирующих функций системы качества проектных организаций.

Интеграция с CAD-системами

IPS Search ПГС понимает внутренний формат документов AutoCAD и обеспечивает автоматическое считывание данныx из основной надписи и данныx, необходимыx для заполнения карточки документа при занесении файлов в архив.

IPS Search ПГС поддерживает документы, состоящие из нескольких файлов (чертежи на нескольких листах, гибридные чертежи TIFF+DWG и др.), документы, включающие в себя ссылки (XREF в AutoCAD).

Управление составом проекта/объекта

IPS Search ПГС позволяет получать:

• информацию о применяемости объекта/документа в других проектах;
• полный комплект документации на проект, включая документы на входящие в него объекты;
• наглядную графическую визуализацию состава и применяемости объектов в виде схемы связей;
• различные отчеты и выборки по проектам.

Управление жизненным циклом строительной продукции

Ведение электронного дела проекта/объекта

IPS Search ПГС предоставляет широкие возможности для совместной работы над проектом на протяжении всего жизненного цикла, обеспечивая прозрачность и производительность.

Ведение электронного дела проекта/объекта позволяет получить всю необходимую информацию о проекте/объекте на заданную дату:

• проектные документы и их подписи;
• карточку с параметрами проекта/объекта на момент выпуска.

Управление версиями документа/объекта

• Отслеживание версий (изменений) документа/объекта – на этапах его разработки, согласования и передачи Заказчику.
• Определение применяемости вхождения версий для объектов и документов.

Проведение разрешений на внесение изменений

Система обеспечивает проведение изменений утвержденных документов с выпуском разрешений на внесение изменений, их утверждением со сбором необходимых подписей и учетом всех имеющихся версий документов. На основании выпущенных разрешений на внесение изменений автоматически формируется лист регистрации изменений для каждого документа.

Электронный документооборот

Редактор бизнес-процессов

IPS Search ПГС имеет в своём составе модуль маршрутизации документов, оснащённый утилитой редактирования и построения шаблонов бизнес-процессов в графическом виде.

• Графический редактор бизнес процессов и маршрутов прохождения документов.
• Развитая логика Workflow с использованием системных и пользовательских переменных, условных переходов, параллельной и последовательной маршрутизации, C#-скриптов и т.д.
• Настраиваемые экранные формы для организации диалога с пользователями - участниками процесса.
• Таймеры для ограничения времени прохождения ветвей маршрутов или автоматического запуска других ветвей или маршрутов по истечении указанного срока.
• Контроль сроков прохождения документов.
• Сложные маршруты, состоящие из других подмаршрутов с неограниченной степенью вложенности (в том числе и удалённых маршрутов в другой базе данных).
• Интеграция Workflow с электронной почтой.

Внутренняя электронная почта

Для рассылки сообщений, заданий и контроля за их исполнением, а также для согласования документации, используется механизм внутренней электронной почты.

Пользователи могут без труда в соответствии со своими правами инициировать бизнес-процессы, прикреплять к ним документы, просматривать принятые, выполненные и отправленные задания, контролировать выполнение запущенных процессов и т.д.

Встроенный в систему органайзер упрощает работу с заданиями и процессами, предоставляя доступ к ним с помощью календаря.

Согласование и утверждение документов

Каждый документ в архиве имеет электронную карточку подписей, в которой IPS Search ПГС фиксирует кто, когда и в какой должности подписал данную версию документа. Обеспечивается автоматизация процедур согласования и утверждения документов путем их рассылки по соответствующим маршрутам различным пользователям для сбора необходимых подписей. При этом ведется история согласования для каждого документа. Внутренний механизм электронных подписей IPS Search ПГС при необходимости может быть легко интегрирован с различными системами электронной цифровой подписи, поддерживающими интерфейс Microsoft CryptoAPI (например, с сертифицированной ФАПСИ системой КриптоПро).

Канцелярский документооборот

Для организации устойчивого и управляемого канцелярского документооборота системой IPS Search ПГС обеспечивается:

• Регистрация любого документа как канцелярского (входящего, исходящего и внутреннего) с указанием контрольных сроков, исполнителей и содержания документа.
• Автоматическое присвоение регистрационных номеров документам.
• Создание контрольных и неконтрольных поручений с указанием необходимости ответа.
• Возможность создания подчиненных поручений.
• Ведение справочников внешних организаций-корреспондентов предприятия, должностных лиц организаций - корреспондентов в виде иерархической структуры.
• Возможность организовать переписку между производственными подразделениями и предприятиями в виде дерева взаимосвязанных документов.
• Создание любых выборок по параметрам канцелярских документов для контроля состояния документооборота.
• Создание и ведение на предприятии нескольких точек канцелярского документооборота по разным подразделениям.
• Встроенный почтовый сервер для приёма и отправки E-Mail по протоколам SMTP и IMAP.
• Возможность читать и отправлять внешние электронные письма непосредственно из клиента IPS.
• Функции преобразования вложенных файлов электронной почты в документы IPS.

Управление проектами

Модуль управления проектами IMProject

Модуль управления проектами IPS IMProject обеспечивает решение задач календарного планирования, координации и контроля коллективной работы по проекту с представлением сетевого плана-графика работ/задач в виде диаграммы Гантта.

IPS IMProject не входит в стандартный комплект поставки IPS Search ПГС и приобретается отдельно.